Vraagspecificatie

Waarom is deze fase belangrijk?

Nu er een plan ligt is het tijd voor de vraagspecificatie. Dat is het beschrijven en vastleggen van de precieze inkoopbehoefte van een bepaalde maatregel. Deze fase is belangrijk, om de volgende twee redenen:

• Een goede vraag kunnen stellen aan de markt. Eén maatregel uit het plan wordt in meer detail uitgewerkt. De bewoner doet meer kennis op om specifiekere keuzes te maken wat hij/zij wil of nodig heeft. Door dit uit te zoeken kan een bewoner goede vragen stellen aan de markt: Welke onderdelen heb je nodig? Welke specialismen komen daar bij kijken? Op welke manieren kan je het plan uitvoeren binnen je budget? 

• De bewoner maakt de maatregelen zich ‘eigen’. Door beter te kijken naar de specificaties waar de maatregel aan moet voldoen en wat mogelijke knelpunten zijn, krijgt de bewoner meer kennis. Als een bewoner de huidige situatie en het einddoel helder kan formuleren, helpt dat om een goed gesprek te voeren met een bouwkundig tekenaar of uitvoerder. 

Afhankelijk van de complexiteit en bekendheid van maatregelen, is deze fase sneller of minder snel te doorlopen (zie afbeelding 1). In het geval van kleinere klussen en eenvoudige maatregelen is dit bijvoorbeeld sneller. Neem zonnepanelen als voorbeeld. Dit product is zo ver ontwikkeld dat bij de offerteaanvraag snel duidelijk wordt aan welke eisen de zonnepanelen moeten voldoen. In een handomdraai maakt geavanceerde software direct een dak ontwerp. Van aanvraag tot offerte zit soms slechts een half uur. Voor andere kleine klussen is een aantal clicks op een website vaak voldoende.

Doel van de fase

Het doel van de vraagspecificatie fase is dat de bewoner een goede vraag aan de markt kan stellen. 

Hiervoor is het nodig dat de bewoner weet wat hij/zij wil, en voldoende begrip heeft van de maatregel om een vraag richting de markt te formuleren. Bovendien oriënteert de bewoner zich op het aanbod van de markt, de prijsverhoudingen en wat er (financieel) mogelijk is in eigen portemonnee.

Resultaat voor de bewoner

Na deze fase kan de bewoner een goede vraag aan de markt stellen. Hiervoor heeft de bewoner:

• Meer begrip van de maatregel;

• Duidelijk wat diens wensen en randvoorwaarden zijn; 

• Diens wensen en randvoorwaarden vertaald in een verhaal dat aansluit bij de markt; 

• Een duidelijk beeld wat hij/zij zelf wil doen en wat hij/zij wil uitbesteden; 

• En is er voldoende informatie en kennis om een eerste ontwerp te maken, door de bewoner en/of uitvoerder.

Hoe kan je bewoners helpen met de vraagspecificatie?

Je kunt als gemeente - al dan niet ondersteund door professionals, buren of vrijwilligers - bewoners op verschillende manieren ondersteunen in de vraagspecificatie: 

• Verdiepingsdocumenten (zoals ‘keuzehulp’) aanbieden of ontwikkelen. In deze fase wil de bewoner namelijk inhoudelijke kennis opdoen. De bewoner kan deze documenten gebruiken om meer te leren over de (details rondom de) maatregel. 

• Meer helpen bij de vertaling maken tussen de bewoner en de markt.

Zelf aan de slag? Rechts op deze pagina vind je verschillende tools die je helpen om aan de slag te gaan.