Vraagspecificatie

Wat gebeurt er in deze fase?

In deze fase specificeren bewoners hun vraag. Dat is het beschrijven en vastleggen van de precieze inkoopbehoefte van een bepaalde ingreep aan de woning.

Waarom is het goed doorlopen van deze fase belangrijk?

Voor de bewoner

Deze fase is belangrijk, om de volgende redenen:

• Een goede vraag kunnen stellen aan de markt. Eén maatregel - of een set van maatregelen - uit het plan wordt in meer detail uitgewerkt door de bewoner. De bewoner doet meer kennis op om specifieke keuzes te maken wat hij/zij wil of nodig heeft. Door dit uit te zoeken kan een bewoner goede vragen stellen aan de markt: Welke onderdelen heb je nodig? Welke specialismen komen daar bij kijken? Op welke manieren kan je het plan uitvoeren binnen je budget? 

• De bewoner maakt de maatregelen zich ‘eigen’. Door beter te kijken naar de specificaties of functionele prestaties waar de maatregel aan moet voldoen en wat mogelijke knelpunten zijn, krijgt de bewoner meer kennis. Als een bewoner de huidige situatie en het einddoel helder kan formuleren, helpt dat om een goed gesprek te voeren met een bouwkundig tekenaar of uitvoerder. Hierbij hoeft de bewoner niet op de stoel van de professional te gaan zitten, maar wel een beeld hebben van enerzijds de maximale mogelijkheden en anderzijds zijn/haar eigen (functionele) eisen en wensen.

• Aansluiting van de betreffende maatregel op de rest van het plan. In deze fase kan de bewoner duiden hoe de maatregel moet passen bij de maatregelen die hij/zij later nog gaat uitvoeren.  Hierdoor houden bewoners regie op de uitvoerbaarheid van de rest van hun plan en het kunnen bereiken van hun doelen. 

Afhankelijk van de complexiteit en bekendheid van maatregelen, is deze fase sneller of minder snel te doorlopen (zie afbeelding 1). In het geval van kleinere klussen en eenvoudige maatregelen is dit bijvoorbeeld sneller. Neem zonnepanelen als voorbeeld. Dit product is zo ver ontwikkeld dat bij online tools voor het doen van een offerteaanvraag de bewoner automatisch aan de hand wordt genomen bij het specificeren van de meest gangbare aspecten van zijn/haar vraag. Tussen aanvraag en offerte zit soms slechts een half uur. Voor andere kleine klussen is een aantal clicks op een website vaak voldoende. Echter, de bewoner moet altijd alert blijven op eventuele bijzonderheden in diens eigen vraag - automatische tools bieden niet altijd ruimte voor eventuele maatwerkvragen of aandachtspunten.

Voor de marktpartij

• Een goede vraag ontvangen van bewoners. Voor marktpartijen is het nuttig als bewoners een goede vraag kunnen stellen aan de markt. Het scheelt tijd en capaciteit om minder offertes op te stellen die niet tot uitvoering leiden. 

• Het brengt eventuele latente vragen of verwachtingen naar boven. Hierdoor kan de marktpartij daar beter op inspelen, danwel tijdig aan verwachtingsmanagement doen.

Beoogd resultaat

Na deze fase is er voldoende informatie voor een schetsontwerp en kan de bewoner een goede vraag aan de markt stellen. Hiervoor heeft de bewoner:

• Meer begrip van de maatregel;

• Duidelijk wat diens (functionele) wensen en randvoorwaarden zijn; 

• Diens wensen en randvoorwaarden vertaald in een verhaal dat aansluit bij de markt; 

• Een duidelijk beeld wat hij/zij zelf wil doen en wat hij/zij wil uitbesteden; 

• En is er voldoende informatie en kennis om een eerste ontwerp te maken, door de bewoner en/of uitvoerder. 

Idealiter is de vraag van de bewoner van dusdanig goede kwaliteit dat in volgende fasen marktpartijen direct een goede offerte kunnen maken en de inhoud van eventuele concurrerende offertes makkelijk is te vergelijken door de bewoner. 

Hoe kan je bewoners helpen met de vraagspecificatie?

Je kunt als gemeente - al dan niet ondersteund door professionals, buren of vrijwilligers - bewoners op verschillende manieren ondersteunen in de vraagspecificatie: 

• Verdiepingsdocumenten (zoals ‘keuzehulp’) aanbieden of ontwikkelen. In deze fase wil de bewoner namelijk inhoudelijke kennis opdoen. De bewoner kan deze documenten gebruiken om meer te leren over de (details rondom de) maatregel. 

• Meer helpen bij de vertaling maken tussen de bewoner en de markt.

Zelf aan de slag? Rechts op deze pagina vind je verschillende tools die je helpen om aan de slag te gaan.