Wat gebeurt er in deze fase?
In deze fase vraagt de bewoner één of meerdere offertes op voor de uitvoering van een maatregel. De uitvoerder komt met een concreet aanbod in de vorm van een offerte.
Waarom is het goed doorlopen van deze fase belangrijk?
Het goed doorlopen van deze fase is belangrijk omdat in deze fase de uiteindelijke match tussen een bewoner en een uitvoerende marktpartij wordt gemaakt. Het doel van deze fase is dat de bewoner een offerte ontvangt, kan beoordelen (en eventueel vergelijken met andere offertes), en daarna definitief een opdracht kan geven.
In deze fase vindt er vaak nadere afstemming en onderhandeling plaats tussen een bewoner en uitvoerder. Zo worden er afspraken gemaakt over zaken als kosten, afwerkingsniveau, meer/minder werk, beschikbare voorzieningen, doe-het-zelf-onderdelen en kostenstijging van materialen gedurende het werk. Daarnaast worden er afspraken gemaakt over garanties. Wat kun je van elkaar verwachten gedurende het proces? Denk aan uitloop, monitoring van prestaties en aanspreekbaarheid achteraf. Het is belangrijk dat zij hier op een duidelijke manier en naar beider tevredenheid uitkomen.
Beoogd resultaat
Voor de bewoner
Na deze fase heeft de bewoner:
Eén of meerdere offertes aangevraagd;
Eén of meer begrijpelijke offertes ontvangen;
Een eigen afweging gemaakt welke offerte het beste past bij diens situatie en behoefte;
Een offerte ondertekend of anderszins voldoende commitment afgegeven om de volgende fase in te gaan. Bewoner en uitvoerder hebben allebei een goed gevoel om met elkaar samen te werken.
Voor de marktpartij
Na deze fase heeft de marktpartij:
Een goede offerte voor de bewoner opgesteld, welke respectvol is afgewogen;
Duidelijkheid of de bewoner met hem/haar in zee wil gaan en voldoende commitment toont om de fase van definitief ontwerp te starten.
Hoe kan je bewoners helpen met de offertefase?
Je kunt als gemeente - al dan niet ondersteund door professionals, buren of vrijwilligers - bewoners op verschillende manieren ondersteunen in de offertefase. Uit onze ervaring blijkt dat bewoners in deze fase vooral behoefte hebben aan ondersteuning bij het beoordelen van offertes, en het doen van een kwaliteitscheck. Daarnaast kun je als gemeente ook ondersteuning bieden aan de markt.
Ondersteuning aan bewoners
Helpen bij het begrijpen en vergelijken van offertes. Denk aan ondersteuning op het gebied van:
Technisch inhoudelijke kennis. Biedt de offerte een passend antwoord op de bewoners’ vraag? Is de kwaliteit voldoende van wat er wordt aangeboden door de markt?
Kennis over kosten. Zijn de prijzen marktconform, of als - in geval van meerdere offertes - de prijzen heel erg uit elkaar liggen, ondersteuning bij het verklaren en waarderen van de verschillen.
Ondersteuning voor de markt
Marktpartijen aanmoedigen en ondersteunen bij het maken van begrijpelijke en vergelijkbare offertes. Denk aan het aanbieden van een offerteformat en eventueel het aanbieden van ondersteuning ten aanzien van het berekenen van prestatie-indicatoren en het verwoorden van functionele prestaties in termen die aansluiten bij de beleving van bewoners.
Indien op een goede manier ingericht, is het bieden van professionele ondersteuning aan bewoners óók behulpzaam voor marktpartijen. De baten hiervan liggen voor hen in snellere en betere besluitvorming door bewoners, op basis van onafhankelijke en betrouwbare kennis. Eventuele vragen van bewoners kunnen via de professional makkelijker worden beantwoord.
Zelf aan de slag? Rechts op deze pagina vind je verschillende tools die je helpen om aan de slag te gaan.
